ניהול מלאי לעסקים קטנים

שומעים את המילה “מלאי” ואוטומטית חושבים על ‘מבצע’ ספירת המלאי של סוף השנה?

חברות רבות מסתפקות בספירה שנתית אך ורק במטרה להבטיח רישום מדויק בספרים; אלא שגישה כזו מתעלמת מהעובדה שניהול מלאי המבוצע באופן שיטתי, משפיע באופן ישיר על תזרים המזומנים של החברה ולפיכך על קצב צמיחת העסק.

ניהול מלאי מאפשר לכם לקבל החלטות מושכלות הן באשר לקניית סחורה חדשה (שליטה בהוצאות) והן באשר לכמות שבאפשרותכם למכור (שליטה בהכנסות).

מלאי = כסף.

שילמתם כסף עבור רכישת הסחורה ותקבלו יותר כסף כאשר תמכרו את המוצרים.

לכן, כאשר אתם מחזיקים מלאי מיותר אתם למעשה “משכיבים” כסף במחסנים, פשוטו כמשמעו.

מעבר לזאת, ניהול חכם, חוסך לכם כסף ב- 3 אופנים:

– כאשר אתם מוכרים מוצרים בעלי תאריך תפוגה (דוגמת מזון או מוצרי טיפוח), אתם מבטיחים שלא תגיעו למצב בו תיאלצו להיפטר מסחורה שתוקפה פג;

– באמצעות ניהול מלאי אתם נמנעים ממצב של מלאי מת – סחורה שאי אפשר למכור היות ואין לה עוד ביקוש (למשל, פריטים שכבר אינם באופנה);

– כאשר אתם מחזיקים כמות מצומצמת של מלאים, אתם משלמים פחות הוצאות אחסנה (שמוגדרות כהוצאה משתנה) וחוסכים כסף.

מהו בעצם ניהול מלאי?

ניהול מלאי נועד להבטיח שיעמדו לרשותכם הפריטים הנכונים, בכמות הנכונה ובעיתוי הנכון. לכל עסק, השיטה האופטימאלית עבורו.

לפניכם 7 טכניקות, המוכחות כאפקטיביות במיוחד עבור עסקים קטנים –

1. העדיפו את שיטת FIFO – First In First Out 

    על פי שיטה זו, המוצר הראשון שנכנס הוא המוצר הראשון שייצא. שיטה זו יעילה במיוחד כאשר מדובר במוצרים פגי תוקף; אך גם כשזה לא המקרה, רצוי שסחורה לא תאוחסן זמן רב מידי על מנת שלא תינזק.
   הדרך היעילה ביותר ליישם שיטה זו בשטח היא להוסיף סחורה חדשה מאחורי הסחורה הקיימת, כך שהפריטים הישנים יותר יהיו בחזית.

2. בצעו תחזיות מכירה מדויקות 

   ניהול מלאי אופטימאלי הוא פועל יוצא של חיזוי ביקוש עתידי; פעולה מאתגרת לכל הדעות..
   בין הגורמים שיסייעו לכם לבצע תחזית מדויקת:
   מגמות בענף, נתוני השנה שעברה, קצב צמיחה נוכחי, מצב המשק, קמפיינים מתוכננים, חוזים שנחתמו ומהווים עסקאות בטוחות.

3. קבעו רמת ‘סף’ לכל מוצר
   

   רמת סף מציינת את הכמות המינימאלית שיש להחזיק מכל מוצר.
   כאשר תזהו חריגה מהכמות הדרושה, ניתנת התראה לביצוע רכישה.
   באופן טבעי, רמות הסף ייקבעו על פי הביקוש למוצר ועל פי המהירות בה ניתן להוסיף אותו.

4. בצעו בדיקות  תקופתיות
   

   גם אם אתם מנהלים את המלאי באמצעות תוכנת המחשב החדשנית ביותר, קיימת חשיבות רבה לעריכת בדיקות תקופתיות במסגרתן ייספרו פיזית הפריטים.
   באופן כזה תוכלו להיות בטוחים, בכל עת, שמה שאתם חושבים שיש לכם הוא מה שאכן יש לכם בפועל.

5. שמרו על מערכות יחסים טובות עם הספקים
   

   מרכיב מהותי של ניהול מלאי אפקטיבי הוא היכולת להגיב במהירות.
   בין אם לצורך החזרת סחורה שלא נמכרת בהתאם לתחזיות ובין אם לצורך חידוש המלאי במהירות – עליכם לשמור על יחסים טובים עם הספקים שעובדים איתכם.
   שימו לב שיחסים תקינים לא נמדדים רק בגישה חברית.. עליכם להקפיד על תקשורת נאותה וליידע את הספק כאשר אתם צופים, למשל, עלייה במכירות, כך שיוכל להיערך בהתאם – לטובת כל הצדדים.

6. העסיקו אחראי מלאי

   אם אתם מחזיקים כמויות גדולות של מלאי, מומלץ למנות עובד שיהיה מופקד על התחום; במסגרת תפקידו, ינהל את מערך ההזמנות, יקבל את המשלוחים ויוודא כי הסחורה שסופקה תואמת את סעיפי ההזמנה.

7. הבטחת איכות, זה כל הסיפור
   

   הדרך הפשוטה ביותר לבצע הבטחת איכות היא למנות עובדים אשר בזמן הבדיקות התקופתיות יעברו באמצעות צ’ק-ליסט על המוצרים במלאי על מנת לוודא שהם מאוחסנים ומקוטלגים כיאות. כי בסופו של יום, עליכם לספק מוצרים שנראים טוב ועובדים טוב!

בהצלחה 😊

חושבים שאתם מתאימים לקבל סיוע מקרן-שמש? הגישו מועמדות כאןלהגשת מעומדות לסיוע כספי

מאמרים נוספים

שיווק מפה לאוזן – טיפים חשובים

קישורים לאתרי תמונות להורדה

גמר תחרות “יזם השנה” של קרן-שמש מקבוצת עוגן, שמעודדת יזמים צעירים לפרוץ עם רעיונות. – זום המהדורה הצעירה