תחקור פנימי – כך תעשו את זה בעסק שלכם, ממש כמו בחיל האוויר הישראלי!

בחיל האוויר אין ויתורים ואין הנחות; כל אירוע חריג, בין אם תקלת טיסה “קלה” או מטוס שהופל בשעת קרב, נחקר ונלמד על בוריו. אף אחד לא עוזב את החדר עד שלא נאספים כל הנתונים, מתבררות נסיבות האירוע ומופקים הלקחים המבצעיים לעתיד.

תחקור הוא כלי ניהולי המושתת על 3 שאלות עיקריות: מה קרה, למה קרה מה שקרה ו- מה עכשיו.
ובהקשר העסקי, התחקור יכול לשמש אתכם לניתוח מהלכים עסקיים שהצליחו יותר או פחות, להבנת החוזקות הניהוליות שלכם ולניתוח התוצאות שהושגו  בפועל (בהשוואה לתחזיות).

מהם סודות המקצוע של יחידות העילית שייקחו גם את הביצועים העסקיים שלכם לשיא? 

הכלל הראשון: אין דבר כזה אירוע ‘קטן’.

בחיל האוויר הישראלי, כל אירוע, גדול וחמור או, לכאורה, חסר חשיבות מקבל את אותה ההתייחסות; כל תקרית, בין אם בשעת קרב או במהלך אימונים זוכה לאותו תחקור יסודי.
לפני כל יציאה לטיסה יקבל הצוות הנחיות ברורות, ובסיום המהלך הצבאי יתקיים ניתוח של אופן ביצועו. בראש כל פלוגה עומד קצין שאחראי על תיעוד הנתונים, על פי מתודה שהוגדרה מראש; הלקחים שהופקו יועברו הלאה לכל גורם רלוונטי בפלוגה ובארגון כולו.
בסביבת עבודה המאופיינת בריבוי איומים מחוץ, חיל האוויר לא יכול להרשות לעצמו לקפוא על השמרים.. (נשמע לכם מוכר?)

אז איך תוכלו לבצע תחקורים אפקטיביים בעסק שלכם?

קודם כל, עליכם להסתמך על עובדות ולא על תחושות. בהינתן עובדות המקרה, שאלו את עצמכם את 3 השאלות הבאות –

• מה קרה?
  ה – “מה” מתייחס לתיאור ההתרחשות העסקית שעל הפרק, פירוט התוצאות שהושגו (גם החיוביות וגם השליליות) וכן התייחסות לבעלי התפקידים שהיו מעורבים בביצוע הפעולות.
• מהן ההשלכות של התוצאות שהושגו? מהם הגורמים שהובילו לתוצאות?
• מה יש לעשות באופן שונה בפעם הבאה?

הגורם האמון על ביצוע התחקור יכול להתחיל בסקירת האירוע (באמצעות מצגת שקופיות, למשל), להציג את סיכום האירוע, ואז לקיים סיעור מוחות בין אנשי הצוות המשתתפים בתחקור במטרה להפיק את הלקחים הנדרשים.
בסיום התחקור מומלץ להפיק רשימת to-do אשר תופץ בין העובדים הרלוונטיים בארגון.

הכלל השני: עליכם לזכור שהתחקור הוא אינו (!) הערכת ביצועים.
המטרה אינה לתת ‘ציון’ או להפנות אצבע מאשימה, כי אם ללמוד את האירוע ולהפיק ממנו לקחים אופרטיביים.
זוהי נקודה שחשוב להתעכב עליה, שכן שני התנאים להצלחתו של כל תחקור הם: רצון אמיתי בשיפור תמידי וקיומה של תרבות ארגונית שתומכת בכבוד הדדי ובתקשורת פתוחה.

לפניכם 3 עקרונות שיסייעו לכם ליצור אווירת עבודה בה אנשי הצוות מתקשרים זה עם זה בפתיחות ובאופן מכבד –

• ביקורת חובה – מתן ביקורת בונה הוא לא עניין הנתון לבחירה, כי אם חובתו של כל עובד (נאמן).
  כבעלי העסק עליכם לעודד את העובדים להצביע על טעויות שנעשות ולהציע דרך לתיקון הפעולה השגויה. עם זאת, חשוב להבהיר לאנשי הצוות שבמידה והשינויים שהציעו אינם מתקבלים, עליהם לקבל את דעת המנהל המופקד על הפרויקט ו – “להתנהג בהתאם”…
• הפעולה היא הנתונה לביקורת, לא האדם – מכירים את המשפט “היום זה אני, מחר זה אתה”? הרעיון הזה הוא כלל בסיסי ביחסי אנוש ובשמירה על תקשורת בריאה.
  עובדים המעבירים ביקורת צריכים לפעול מתוך מוטיבציה לייעל את תפקוד העסק, לא “לשים רגליים” לעמיתיהם לעבודה. לכן, יש להנחות את העובדים להתמקד בפעולה עצמה, לא במי שביצע אותה, זאת על מנת לשמור על סביבת עבודה חיובית ופורה.
• הפתרון הוא שקובע – לא מספיק להבחין בטעות או להתרות על קיומה. בשורה התחתונה, המטרה היא – לפתור את הבעיה.
  המסר המפורש שעליכם להעביר לעובדי העסק הוא שקיימת ציפייה מהם להעלות פתרונות מעשיים. כן, גם אם אותם פתרונות לא יתקבלו, ו.. כן, גם אם נדרש לא מעט אומץ להשמיע ביקורת ולהציע פתרון.

יצירת תרבות ארגונית המעודדת השמעת דעות והעלאת פתרונות תגרום לכך שעובדי העסק ייקחו אחריות אישית על פעולותיהם, יהיו שותפים פעילים בהליכי התחקור ויתרמו באופן אקטיבי למימוש יעדי העסק.

כנות חסרת פשרות – זהו שם המשחק. כנות שכזו היא מציאות יומיומית ביחידות העילית הקרביות. ואם לשפוט על פי התוצאות בשטח, יישום העקרונות שהובאו כאן גם בזירה העסקית – בהחלט שווה את המאמץ.

להצלחתכם!

מאמרים נוספים

לחשוב מחוץ לתפריט, ניהול נכון של עסקי מזון – רון שחף, מומחה קמעונאות ומסעדנות

איך לעזור לאחרים לעזור לי (בקרוב הסרט)

חוזה שכירות – לא חותמים לפני שבודקים