מדריך זה, מיועד למנטוריות ומנטורים מתנדבים בתוכנית ‘קרן-שמש’, מקבוצת עוגן אשר מלווים בעלי עסקים. מטרת המדריך היא לשמש ככלי עבודה ולייעל את תהליך הליווי, כמו גם לתת כלים מעשיים בהם תוכלו להשתמש בפגישות שלכם. אנו מקווים שתמצאו מדריך זה מועיל עבורכם.
מה תמצאו במדריך?
- תפקיד המנטור
- תחומי אחריות המנטור
- עקרונות מנחים בתהליך ליווי בקרן-שמש
- הפגישה הראשונה
- מהי הצלחה בתהליך ליווי?
- התנעת התהליך
- בנק שאלות
- שאלון אמצע הדרך
- נספחים
תהליך הליווי:
- עיקרי הקוד האתי של קרן-שמש
- סיכום עיקרי החונכות והמנטורינג
- יומן מפגש ליווי
- דף הנחיית מנטור – יעדים מדדים
חומרי עזר:
תפקיד המנטור
תפקידו של המנטור לתת תמיכה והדרכה לבעלי עסק במסגרת קרן-שמש באמצעות תקשורת שוטפת הכוללת ביקורים, שיחות, מיילים וכולי , ויצירת קשרי עבודה הדוקים עם בעלי העסק ויצירת אמון הדדי. המנטור יסייע לבעלי העסקים שיכיר בקרן-שמש להתפתח ולצמוח ולספק לבעלי העסקים כלים ניהוליים.
תחומי אחריות המנטור
מטרתו של תהליך המנטורינג הוא להקנות לבעל העסק כלים ניהוליים בהם יוכל להיעזר בהמשך דרכו העצמאית.
עקרונות מנחים בתהליך ליווי בקרן-שמש
מדדים להתקדמות :
אנו ממליצים לבנות עם בעלי העסקים מדדים באמצעותם יוכלו לעקוב אחר התפתחות העסק, ולקבל החלטות ניהוליות . על המדדים להיות פרקטיים וקלים ליישום.
ניהול סיכונים :
רוב בעלי העסקים המתקבלים לתוכנית נטולי גב פיננסי משמעותי . חלקם נמצא בשלבים של הקמת משפחה או ניהול כלכלת בית. מעצם טבעם, בעלי העסקים נוטים לקחת סיכונים, הנדרשים להקמה או ניהול של עסק. על המנטור לסייע לבעל העסק לבחון את רמת הסיכון הנגזרת מהפעולות ומהתוכניות, לבחון עם בעל העסק אם הוא מוכן ויכול לקחת על עצמו את הסיכונים, ולבדוק איתו אלטרנטיבות להתמודדות אתם. בסופו של דבר, כפי שאנחנו מדגישים תמיד, ההחלטות הן של בעל העסק ולא של המנטור.
קבלת החלטות ותעדוף :
בעל העסק הבודד ונאלץ להתמודד לבדו עם מגוון רב של מטלות. תפקידו של מנטור לסייע לבעל עסק ” לעשות סדר”, לבנות אתו כלים פשוטים באמצעותם יוכל לבחון את סדר הפעולות הנדרש, מה חסר, ולמפות אתו את השיקולים שינחו אותו בקבלת החלטות באפן שוטף .
ניהול זמן :
זהו אחד מן הקשיים הגדולים ביותר של בעלי עסקים. המנטור יכול לסייע בסיווג המטלות על פי חשיבות ודחיפות, וכן להציע כלים שלהערכתו יוכלו לסייע לבעל העסק בניהול הפעילויות השוטפות.
חשיבה יצירתית וניהול משברים :
לפעמים משברים הם הזדמנות לחשיבה מחודשת ולגיבוש פתרונות חדשים ויצירתיים.
במקרה של משבר על המנטור לסייע לבעל העסק להירגע ולחפש פתרונות באפיקים חדשים.
תרבות עסקית :
חלק גדול מן בעלי העסקים לא התנסו בעבר בעבודה בסביבה עסקית. קודים בסיסיים, מהיבטים חיצוניים כמו צורת לבוש מתאימה לנסיבות וצורת פנייה, ועד לדרכי התנהגות , כמו חזרה לפניות, הגעה בזמן, עמידה בהתחייבויות ועוד, אינם בהכרח מושרשים .
אנחנו ממליצים למנטור להיות מודע למצב זה, לא להיפגע מהתנהגות בעל העסק כלפיו אם להערכתו אינה הולמת, ולסייע לו לרכוש התנהגות עסקית הולמת .
קרן-שמש מגדירה הצלחה בתהליך כאשר היזם רוכש כלים ניהוליים שיאפשרו לו להמשיך דרכו כעצמאי וכאשר נטילת הסיכונים של היזם מובילה אותו להגשמת מטרותיו ולא להסתכנות אישית גדולה
הפגישה הראשונה
הפגישה הראשונה נועדה להכרות של המנטור ובעל העסק הן ברמה האישית והן המקצועית והגדרת התהליך. הצדדים אמורים להתרשם זה מזה, להכיר ולתאם ציפיות, להגדיר את הצורך המרכזי בו יעסוק תהליך הליווי ולעדכן את קרן-שמש האם הינם מעוניינים להמשיך את הקשר למטרת מנטורינג ומה יהיה הצורך שבו יתמקדו בתהליך.
משך התהליך הינו 3 חודשים, על כן אנו ממליצים על הגדרת צורך לליווי שניתן יהיה להשיג בו, פוטנציאלית, את ההתקדמות הגדולה ביותר בטווח הזמן הנתון.
דוגמאות לצרכים פוטנציאליים נפוצים:
בניה וניהול תקציב, בניה וניהול תזרים מזומנים, קביעת מדדים והתנהלות על פיהם, בניית תכנון עסקי, ניתוח ודיוק סל מוצרים/שירותים וכו׳.
פגישה זו מהווה בסיס למערכת היחסים שתירקם בין השניים , כאשר המטרה היא לבסס אותה על כנות , אמון , כבוד הדדי והיכולת להביע את עצמך בחופשיות בין השניים .
על מנת שתהליך המנטורינג יעבוד , על בעל העסק להרגיש פתוח ובטוח לפרוש את כל נתוני העסק והקשיים העומדים לפניו בפני המנטור , ועל המנטור לשדר פתיחות אמינות ותמיכה בתהליך יחד עם ניתוח מצב העסק והיבטים עסקיים נוספים הנעלמים מעיני בעל העסק .
מהי הצלחה בתהליך ליווי?
- התקדמות משמעותית בצורך המרכזי שהוגדר לתהליך הליווי
- התנהלות על פי תכנית ומדדים
- הקניית הרגלי עבודה של ניהול מסודר
התנעת התהליך
שיחת טלפון מקדימה :
טרום הפגישה הראשונה תערך שיחת טלפון מקדימה בה המנטור ובעל העסק יכירו ויתאמו פגישה ראשונה ויזמנו לפגישה בנוסף את מנהלת הפעילות המלווה אותם (אידאלי במקום העסק של היזם, אם לא ניתן, אזי מומלץ לתאם במקום נוח לשני הצדדים ולנטרל הפרעות למינימום האפשרי).
יצירת מערכת ציפיות והסכם מנטורינג :
- הפגישה תתחיל בהכרות אישית , המנטור יציג עצמו (גיל , מצב משפחתי), תפקיד נוכחי , ונסיונו התעסוקתי וכך יעשה גם בעל העסק.
- בנוסף להכרות, המנטור ובעל העסק צריכים לבנות יחד מערכת ציפיות מהקשר העתידי שלהם, הפגישה הראשונה היא המקום ליצור תבנית עבודה שתכלול בין היתר:
- מטרת המנטורינג, באילו תחומים מעוניין בעל העסק בעזרת המנטור, הגדרת התפקיד של המנטור ובעל העסק בתהליך .
- חשוב שבעל העסק יבין שהמנטור איננו יועץ , אלא מי שיכול לסייע לו לזהות את סוג הייעוץ הנדרש לו. צריך לציין שלעיתים קרובות בעל העסק מבולבל מכלל הדמויות המעורבות בתהליך והמנטור יכול לעזור לעשות סדר.
- כמות המפגשים תכיפותם (פגישה , טלפונים, מיילים , זום, וואצאפ) ושעות נוחות.
- החלפת פרטי התקשרות (כתובת , טלפונים ואימיילים).
- הצגת העסק הכוללת : הרעיון העסקי , השלב בו נמצא העסק , תוכניותיו מכאן ואילך .
- אם בעל העסק והמנטור מעוניינים הדדית להמשיך את תהליך המנטורינג ביניהם עליהם לחתום על סיכום המופיע בנספח א’ להלן המהוה בסיס ליחסי המנטורינג. (עותק של הסיכום ישמר בידי כל אחד מהצדדים ויש לשלוח העתק שלו לקרן-שמש).
חשובה הקפדה על לוחות הזמנים של הפגישות שנקבעו מראש כך שתהיינה פוריות עבור שני הצדדים ולא ייוותרו נושאים עליהם לא שוחחו מפאת חוסר תכנון זמנים .
כלים נוספים העומדים לרשות המנטורים
מגוון המנטורים ובעלי העסקים הקיים מהווה מאגר אנושי מקצועי יוצא מן הכלל .
ניתן לפנות לקרן-שמש בכל שלב ולבקש יצירת קשר עם מנטור אחר (ללא תשלום)/בעל עסק ותיק כמענה על צורך ב :
- חיזוק / יעוץ / חוות דעת ממנטור או בעל עסק הן עבור בעל העסק המלווה והן עבור המנטור עצמו.
- ייעוץ בתחומים בהם המנטור הקבוע פחות בקיא
בנק שאלות
בנק שאלות רעיונות ונושאים לשיחה במסגרת המנטורינג בין היזם למנטור
לוגיסטיקה :
- מהו הזמן הנוח לקיום המפגשים ומהי התדירות המתאימה ?
- מה משך הזמן של כל מפגש ?
- מיקום מועדף ?
- מהן דרכי ההתקשרות (טלפון / מייל / SMS)החלפת פרטי התקשרות האחד עם השני –
- מי צריך לארגן את הפגישה הבאה ?
- מה קורה במידה ואחד הצדדים נאלץ לבטל פגישה ? מי אחראי לתאום מחדש ?
- בסיום המפגש לסכם נקודות לעשייה או למחשבה לעבוד עליהן עד המפגש הבא נקודות – אלו יהוו בסיס לתחילת המפגש הבא
- יצירת מעין ” חוזה עבודה ” שיהווה בסיס לעבודה העתידית יחד (ראה נספח א’)
- במידה ונדרש תיעוד של הפגישה מי מבצע אותו ?
תכנית / ניהול הפגישה :
- כיצד יקבעו הנושאים לכל פגישה ?
- איזה מידע עלינו לחלוק לפני כל פגישה כדי להתכונן לפגישה כראוי ?
- איזו עבודת הכנה יש לעשות לפני כל פגישה של כל צד (איסוף מידע על העסק , המתחרים , או כל נושא אחר) ?
במפגשים שני והלאה :
- בתחילת המפגש מעבר על הנקודות מהמפגש הקודם , הצגת נקודות חדשות שכל צד רוצה להעלות ותכנון לוח הזמנים של המפגש לאור הנושאים שעלו וחשיבותם.
- במהלך המפגש לכתוב הערות לגבי כל נושא , נקודות אלו יהוו מעין סיכום פגישה ויעזור ליזם ולמנטור .
- העלאת נושאים הקשורים ליזם ולמנטור ולקשר ביניהם על פי הצורך ולא רק נושאים בהקשר ליזמות.
- ע”פ הצורך לשנות נתונים לוגיסטיים שנקבעו מראש , להעלות אותם כאחד מנושאי התכן.
- להקפיד שכל זמן המפגש נטו מוקדש לפגישה , לנתק ניידים , מיילים וכל גורם אחר שיכול לגרום להפרעות בעת הפגישה ולגרוע מפוריותה .
תכנון עתידי ארוך טווח ותכנית עבודה :
- מעבר על תכנית העבודה העסקית שהיזם הגיש לקרן שמש כבסיס לעבודה יחד או במידה ליזם אין תכנית עסקית לסייע לו בחשיבה ובהערכות לקראת כתיבתה בסיוע היועץ שיוצמד לו לצורך כך .
- מהם השירותים ו / או המוצרים שהיזם מעוניין לפתח בשנתיים הקרובות ?
- מהם הנושאים העיקריים והחשובים בהם כדאי להתמקד במהלך המנטורינג בשנה הקרובה ? ברבעון הקרוב ? בחודש הקרוב ? בשבוע הקרוב ?
- בנית תכנית עבודה ומעקב את לחודש או למפגש שעומדים במסגרת התכנית , לערוך שינויים בתכנית במידה ואינה מתאימה למצב הנוכחי של היזמות .
- מעקב אחר המדדים שנקבעו – נספח ד ‘
- רישום נקודות החולשה בהן יש להתמקד ולפתור לקידום העסק.
- יצירת קשר עם ספקים שיכולים לתת שרותים במחירים נוחים יותר.
- תכנון ומעקב על תכנית השווק של העסק.
- כאשר העסק מצליח ועומד במקום יצירת תכנית האצה גדילה ופיתוח.
שאלון אמצע הדרך
- מהם ההישגים (אותם אתה מגדיר כהצלחות) שהשגת בעקבות העבודה המשותפת שלנו ?
- מה בך תרם להשגת הצלחות אלו ?
- מה בתהליך הליווי תרם לך להשיג הצלחות אלו ? (תדירות הפגישות/ התוכן / הקשר הבין אישי וכד’)
- האם יש גורמי חוץ נוספים שתרמו להצלחות אלו ? מיהם ?
- מהם האתגרים עמם אתה מתמודד כיום בעסק שלך ?
- מה דרוש לך מתהליך הליווי כדי לצלוח אתגרים אלו ?
- מה הן היעדים שתרצה להשיג בטווח השנה הקרובה ?
- מה דרוש לך מתהליך הליווי כדי להשיג זאת ?
- מה תבקש לשמר בתהליך הליווי ?
- מה תבקש לשנות /להוסיף לתהליך הליווי ?
בהצלחה!