ניהול פיננסי – טיפים וכלים – דיגיטליים לייעול העסק
שנה חדשה עברית באה עלינו לטובה. שנה בה אפשר לשנות הרגלים, ואולי לאמץ כמה חדשים כמו ניהול פיננסי.
איני רואת חשבון או מנהלת חשבונות, אני בעלת סטודיו לעיצוב מוצר אתרים ואפליקציות.
שמתי לב מנסיוני במקומות עבודה ומהתבוננות על התנהלות עסקים אחרים, כי יש כמה טיפים שיכלו למנף אותם הלאה.
ככה מלב אל לב, מעסק לעסק.
ואפשר לומר שהטיפים האלה יכולים להתאים גם בכלל לאנשים שמתנהלים בצורה עצמאית בעולם הזה – משפחה, אדם שגר לבד וכו’.
אלה עקרונות שלפיהם אני חיה, ואני יודעת שיוכלו לעזור לכל אחד שרוצה להיות בשקט נפשי.
ניהול פיננסי ואני…
דבר אחד אני יכולה להגיד לכם, מעולם לא הייתי במינוס. איך אני עושה את זה? פשוט כי אני ערנית ומחוברת לתמונה המלאה של מצבי הפיננסי.
בעזרת כלים פשוטים ויומיומיים לניהול פיננסי, אני עוקבת אחר עצמי, על מנת לאפשר לי לחיות ברווחה ובלי לחץ מיותר.
אני הרשת המצילה של עצמי. אם גם אתם רוצים לחיות ככה או ללמוד משהו חדש על התנהלות כלכלית שעובדת, המשיכו לקרוא את הדברים הבאים.
הרבה עסקים יכולים להיות ריווחיים מאוד, אבל הם לא מגיעים לריווחיות.
איפשהו באמצע החודש, העסק נקלע למערבולת, הרבה צ’קים יורדים בבת אחת, והאשראי ומע”מ ומס הכנסה, וביטוח לאומי…
אין כיסוי, או שיש מסגרת חונקת, ומגדילים ומקטינים מסגרת, ונכנסים לחוב, מבקשים הלוואה, משלמים קנסות ועמלות לבנק על כל המצב, עושים שיחה עם המנהלת סניף, וממשיכים הלאה שוב לחודש הבא.
מה שנקרא – על טעויות משלמים בגלל ניהול פיננסי בעייתי.
את המערבולות האלה נוכל לצפות מראש אם נתנהל יותר נכון.
איך נתנהל יותר טוב? דבר ראשון, אם נדע מתי ירדו אותן הוצאות קבועות (הוראת קבע, הלוואה, אשראי, שכירות וכו’) ונדאג שאכן יהיה כסף בחשבון בתאריכים אלה, נוכל להתגלגל משם הלאה יותר טוב.
פשוט לחזות את מה שהולך לקרות במילא. שאירועים אלה קורים לנו כל הזמן. לא צריך להיות מגדת עתידות כדי לגלות מה עתיד לקרות…
מה בין זה לבין רווחיות?
ברגע שאני מנהלת מעקב שוטף אחר ההוצאות וההכנסות שלי, יש לי יכולת להבחין מתי יצרתי רווח אמיתי. ברגע שנהיה מודעים לכל האירועים העסקיים שלנו ומצבנו הכללי נוכל להתמודד עם הדברים יותר נכון.
לדעת כמה עלינו להרוויח באמת כדי שהעסק יקפיץ עצמי מעלה ולא ישאר בסטטוס קוו תקוע.
נציב לעצמנו יעדים אמיתיים שרלוונטיים להוצאות שלנו, ונחשוב איך אנחנו עושים את זה יותר טוב. מה שנקרא תוכנית ב’.
מה קורה כשההוצאות שלנו יותר גדולות מההכנסות?
יש כל מיני “חוקים לא כתובים” כאלה לגבי אחוזים של הוצאות מול הכנסות. איך אנחנו יודעים שמשהו יקר לנו מידי? למשל ערך השכירות שלך צריך להיות בערך עד 30% מההכנסות שלך.
למה זה?
כי חוץ מהשכירות יש עוד כל כך הרבה הוצאות מסביב, וברגע שתיפול הוצאה ספונטנית ולא צפויה – בלת”מ, טיפול שיניים, טיפול לרכב, נסיעה לחו”ל, היא יכולה להוציא אותנו מכלל איזון, ולגרור כל מיני חובות לחודשים הבאים.
לכן, תמיד עלינו לשים לב כמה יש וכמה אפשר ולנסות להוריד בהוצאות שאינן הכרחיות, ולהוזיל עלויות באלה שהכרחיות.
עוד דבר שיכול לקרות לעסקים – תמחור לא נכון של עסקאות, יכול להוביל לנזק מתמשך שכבר השקענו בעבודה מעל ומעבר, ואנחנו כבר במצב הפסד. איך מתקנים את זה? לומדים מטעויות להבא, לתמחר את הדברים בצורה יותר טובה ונכונה.
לא חייבים לחיות בתשלומים
נכון שהרבה מאוד עסקים מאפשרים לנו תשלומים, אבל המלצה שלי, אל תהיו חייבים לאף אחד, ואל תדחו את התשלום המלא לאחר כך, כי כך החוב שלכם לחברת אשראי תופח ותופח.
הוא תופח למימדים כאלה שאתם לא מבינים איך הגעתם למצב הזה שוב. אם יש הוצאה שתוכלו לעמוד בתשלום שלה כרגע, השתדלו לשלם אותה במלואה בזמן הנוכחי ולא לדחות את הקץ.
התנהלו כאילו אתם לא חייבים לאף אחד, ולא תהיו חייבים לאף אחד.
זה עניין של גישה.
כמו שאתם כבר לא רושמים במכולת.
אני לפעמים מעדיפה לשלם באשראי בכל מקום, כי זה מאפשר לי מעקב אחר כל החיובים שלי במהלך החודש – נדבר על כך בהמשך.
יש אנשים שנוטים להוציא מזומן ולהפוך אותו לתקציב – שבועי נגיד. זו גם דרך. אבל דרך זו יכולה גם ליצור פזרנות שאין אחריה מעקב.
יש משהו מאוד מסודר באשראי, שיורד באותו תאריך בכל חודש, שימו לב שגם שיקים יכולים להיות לאותם תאריכים.
זו בעצם תחנה במהלך החודש בה ההתרחשויות קורות. ואנחנו צריכים להגיע לתחנה הזו מוכנים.
למה אני צריך לעשות את זה? שהרואה חשבון והמזכירה שלי יעשו את זה
לא. לא יקרה.
למה? אם תמשיך לחיות בהכחשה של המצב והפעולות שאתה עושה, ולזרוק אחריות על אחרים, אתה תגיע לאותם מקומות שוב ושוב בהתנהלות שלך.
אתה צריך לקחת אחריות על הפעולות שאתה עושה, על מנת לשנות את הדברים שקורים לך.
אתה הולך עם פנקס השיקים ומחלק אותם, אתה מגהץ את האשראי, ואתה סוגר הצעות מחיר עם לקוחות.
לכן אתה אחראי על המצב. ניהול פיננסי שלך הוא באחריות שלך.
כלים שעוזרים לי לנהל את המעקב שלי אחר התזרים שלי:
יומן גוגל – כלי נהדר שמתחבר מכל סמארטפון, מחשב וטאבלט, מאפשר לי לנהל יומן חכם, לקבוע תזכורות מראש, אירועים חוזרים (לדוגמה מתי יורדת הוראת קבע, אשראי, ביטוח לאומי וכו’).
ניתן גם לרשום פגישות עם מיקום שמסונכרן ומתחבר ישירות לווייז,ועוד המון פיצ’רים נוספים.
זהו היומן האולטימטיבי בשבילי.
בכל איוונט אני יכולה לרשום את הפרטים של הפגישה, איש קשר, להזמין אנשי קשר נוספים לאירוע ביומן שלהם וכו’. היצמדות ליומן עוזרת לנו לייעל את התנועה שלנו במהלך היום.
חשבונית ירוקה – מערכת אונליין לניהול כל סוגי המסמכים האפשריים שאני יכולה להוציא ללקוחות שלי – הצעות מחיר, חשבוניות מס, קבלות וכו’. אין יותר ניירת שהולכת לאיבוד.
הכל נמצא באותו מקום וקל למצוא כל דבר. מה גם שבכל פעם שמזינים לקוח למערכת הוא נכנס לתוך קובץ שמרכז את כל הלקוחות יחד. מערכת מאוד ידידותית וקלה.
אפליקציה למעקב אחר כרטיסי אשראי – לפני חודש היה לי חיוב לא צפוי, טעות באשראי של 500 שקלים, דווקא בחודש שהיה די צפוף, בעזרת האפליקציה יכולתי לעקוב אחרי המצב לפני שהחוב הזה ירד, לדבר עם חברת האשראי והחברה המחייבת.
קובץ אקסל – קובץ שאפשר למלא פעם בשבועיים או פעם בחודש, העוקב אחר הניהול הפיננסי שלכם. העסקי והאישי.
כמה כסף חסכתם? כמה כסף ירד בכרטיסי אשראי? כמה יש בעו”ש? כמה יש בפייפאל? כמה לקוחות חייבים?
ככה הכל מסודר מול העיניים ויוצר תמונה שלמה של הכל יחד.
מיד פעם, אני משווה את מצבי הנוכחי לשנה שעברה, כך שאני יכולה להבין אם אני ברווח או הפסד. אם אני מתכננת חופשה, אני בודקת לפני האם אני במצב רווח, כך שאיני פוגעת בהתנהלותי הקיימת.
מחברת – כן כן, מחברת עם כריכה עבה, ועט שחור וכיפי, זה כל מה שאני צריכה בשביל לנהל את הרשימות שלי.
מה יש ברשימות? לקוחות שאני צריכה לחזור אליהם, משימות שעדין לא נסתיימו, פגישות, תשלומים וסידורים. הכל רשום, מהסיבה הפשוטה שאנחנו לא צריכים לזכור הכל בראש.
יש לנו הכל כתוב ומסודר. איך מתנהלים מול המחברת הזו? פשוט מאוד, בתחילת כל יום רושמים את התאריך של היום.
מתחת לזה מתחילים לרשום את המשימות להיום, או לימים הקרובים.
מוחקים בקו ברגע שהדבר בוצע, אח… תחושת הקלה.
שתהיה לכולנו שנה פוריה ומתוקה, וריווחית במיוחד שירלי
Shirley Gueta
Web, mobile, UX & industrial designer
054-5818108
חושבים שאתם מתאימים לקבל סיוע מקרן-שמש? הגישו מועמדות להגשת מעומדות לסיוע כספיכאן