ניהול משימות – איך להיות יעילים יותר?

ניהול משימות הוא לא משחק ילדים.
ואם נדמה לכם שהדברים ‘יסתדרו’ מעצמם ושמיותר להשקיע אנרגיה בפעולת התארגנות יזומה – אתם טועים! ניהול משימות שיטתי הוא המפתח לתכנון פעילות העסק, והוא שיבטיח שאכן תעמדו ביעדים (ובזמנים) שהצבתם לעצמכם.

לפניכם 10 טיפים מועילים לניהול משימות אפקטיבי –

היו מוכנים לכל תרחיש –

הכלל הראשון והחשוב ביותר כשמדובר בניהול משימות הוא לקחת בחשבון שלא תמיד דברים יזרמו ‘חלק’ ושבחיים, כמו בחיים, הכל עשוי לקרות.
מה אם מישהו יעשה טעות? מה אם האחראי על הפרויקט ייעדר מהעבודה? טוב תעשו אם תנתחו מראש את מה שעלול להשתבש (בגבול ההיגיון) ותהיו ערוכים להתמודדות עם כל מכשול.
כתבו הוראות ביצוע משימות מדויקות –

ככל שהמשימה תהיה ברורה יותר, כך יהיה קל יותר לבצע אותה. בנוסף, מומלץ לפצל את המשימה למנות קטנות (תת משימות) ובאופן כזה להגביר פלאים את קצב התקדמות הפרויקט.
קבעו סדרי עדיפויות –

וודאו שצוות העובדים יודע מהן המשימות שנמצאות בעדיפות עליונה וקבעו מראש משימות אותן יוכלו העובדים לבצע במידה והתכנון המקורי לא יוצא לפועל.
עוסקים בפיתוח טכנולוגי? קחו בחשבון שאנשי התוכנה יתקשו להתמקד באותה משימת תכנות לאורך ימים; על מנת שלא יתעייפו ויאבדו פוקוס, צרו עבורם גיוון ואפשרו להם לעבור בין משימות שונות.
הגדירו מי עומד בראש הפרויקט –

מי האדם שמקבל החלטות חשובות במקרה הצורך? אל מי פונים כשנדרשת תמיכה מקצועית או מידע נוסף? הגדירו מראש מי יהיה האדם שידווח לכם (ישירות) על התקדמות הפרויקט ושייתן מענה מיידי לכל שאלה של אנשי הצוות.
עמדו בתאריכי יעד –

במידה ואתם עובדים על פרויקט שיש לו דד-ליין, וודאו שכל המעורבים בפרויקט מודעים לתאריך היעד ושיש ברשותם את הכלים והמידע שיאפשרו להם לעמוד בו.
טיפ שימושי: אל תציבו תאריכי יעד רק על מנת “להלחיץ” את אנשי הצוות שלכם. זוהי טקטיקה שלא תחזיק לאורך זמן, תפגע במוטיבציה של העובדים ובסופו של יום תתפוצץ לכם בפנים.
אמצו גישה פרודוקטיבית, הסבירו לעובדים אילו יעדים תרצו להשיג בתוך פרק זמן מוגדר, והפכו אותם שותפים לדרך ולמשימה.
התחילו בקטן –

הרבה יותר קל לבצע משימה מורכבת אחרי שכבר נרשמה הצלחה ‘קטנה’.. אמנם אמרנו שחשוב לקבוע סדרי עדיפויות, אבל, עם זאת, חשוב לא פחות לשמור על מוטיבציה גבוהה! התחילו עם משימה שקל לסמן עליה “V”, משימה שתעניק לאנשי הצוות שלכם תחושת סיפוק וראו איך הפרויקט צובר תאוצה במהירות…
התמקדו במשימה אחת בכל פעם –

רואים עצמכם כאשפי מולטי-טסקינג? גם אם עניתם “כן!” (בגאווה) חשוב שתדעו שההתעסקות בריבוי משימות בו זמנית היא דרך נפלאה למלא את הזמן.. מבלי להשיג תוצאות.
זוהי מלכודת אליה נופלים לא מעט אנשי מקצוע שמאמינים שהם יכולים לעשות הכל; האמת היא שאף אחד לא יכול..
הכלל הוא כזה: הקדישו את מלוא תשומת הלב שלכם למשימה אחת בכל פעם. זוהי הדרך היחידה להשלים את המשימה ביעילות.
תנו עדיפות דווקא למשימה שמפחידה אתכם –

אנחנו בני אדם. ויש לכולנו, למי יותר ולמי פחות, נטייה טבעית לדחות את הדברים שקשה לנו לעשות..

מה שלא טבעי הוא ההרגל להימנע ממשימות מאתגרות ולמשוך אותן מיום ליום במחיר השקט הנפשי שלנו, עד כדי פגיעה ממשית באיכות החיים. זה לא חייב להיות ככה!
הפתרון פשוט: גשו למשימות הקשות (או אלה שסתם לא “בא לכם” לעשות) בתחילת היום, וכאשר אתם מסיימים אותן תנו לעצמכם טפיחה מנטאלית על השכם והמשיכו (בשמחה) לשאר המשימות. 😊
היעזרו בתוכנה לניהול משימות –

על מנת ליישם בהצלחה את הטיפים שהזכרנו כאן – עמידה בדד-ליין, תעדוף משימות וכדומה – מומלץ להיעזר בתוכנת ניהול פרויקטים המותאמת לצרכים שלכם.
מטרת התוכנה, בשורה התחתונה, היא לרכז את כל דרישות הפרויקט במקום אחד וכן לאפשר לכם להעביר את פרטי המשימה ואת המידע לצורך ביצועה- בלחיצת כפתור.
תנו פידבק מקדם –

פידבק מקצועי יסייע לעובדים לדעת האם הם מבצעים את המשימה כנדרש וכן יעניק להם את המוטיבציה להתקדם.
כאשר אתם נותנים פידבק, שימו לב שהוא קצר וענייני; אל תיסחפו לנושאים שאינם קשורים ישירות למשימה כדי לא לבלבל את העובדים.

כמו כן, אל תרחיבו את טווח המשימה שעל הפרק על מנת שתוכלו להעריך נכונה את קצב התקדמות הפרויקט על פי היעדים שהוגדרו מראש.

לסיכום: על מנת שהפרויקט ירוץ חלק, לא מספיק לצייד את העובדים בהוראות ברורות וברשימת משימות.
מה שחשוב, לא פחות, הוא לקבוע סדרי עדיפויות, להיערך מראש לקראת מכשולים אפשריים ולנהל תקשורת שיטתית ותומכת. כך תגיעו ליעדים שהצבתם בקלות וביעילות, כשאתם מלאים באנרגיה לקראת הפרויקט הבא..!

ניהול משימות – איך להיות יעילים יותר?

חיפוש מאמרים

הרשמה לעדכונים

לפניכם 10 טיפים מועילים לניהול משימות אפקטיבי –

היו מוכנים לכל תרחיש –

כתבו הוראות ביצוע משימות מדויקות –

קבעו סדרי עדיפויות –

הגדירו מי עומד בראש הפרויקט –

עמדו בתאריכי יעד –

התחילו בקטן –

התמקדו במשימה אחת בכל פעם –

תנו עדיפות דווקא למשימה שמפחידה אתכם –

היעזרו בתוכנה לניהול משימות –

תנו פידבק מקדם –

להגשת מועמדות לתכנית היזמות של קרן-שמש

ניהול משימות – איך להיות יעילים יותר?

חיפוש מאמרים

הרשמה לעדכונים

לפניכם 10 טיפים מועילים לניהול משימות אפקטיבי –

היו מוכנים לכל תרחיש –

כתבו הוראות ביצוע משימות מדויקות –

קבעו סדרי עדיפויות –

הגדירו מי עומד בראש הפרויקט –

עמדו בתאריכי יעד –

התחילו בקטן –

התמקדו במשימה אחת בכל פעם –

תנו עדיפות דווקא למשימה שמפחידה אתכם –

היעזרו בתוכנה לניהול משימות –

תנו פידבק מקדם –

להגשת מועמדות לתכנית היזמות של קרן-שמש

מאמרים נוספים

איך בונים תכנית שיווקית?

הרצאה בנושא: עולם הצרכנות אונליין, ינואר 2021, קרן-שמש

התמודדות פיננסית של עסקים קטנים במשבר הקורונה